Offre d’emploi
La Communauté de communes du Val de Vienne
recrute par voie contractuelle :
Un.e chargé.e d’accueil / secrétariat
Catégorie C – cadre d’emploi des Adjoints Administratifs territoriaux
Poste à temps complet – CDD de 6 mois renouvelable
Affectation
Service Administratif – Accueil – Secrétariat
Rattachement hiérarchique
Responsable Ressources Humaines
Missions
Accueille, oriente et renseigne le public.
Représente l’image de la collectivité auprès des usagers.
Réalise la gestion administrative des services (courrier, planning réunions, organisation logistique, …).
Assure la relation avec les usagers, fournisseurs et fournisseuses, ou services utilisateurs.
Est chargé.e de l’archivage des dossiers de la collectivité.
Activités principales
► Accueil
. Gère l’accueil téléphonique et physique de la collectivité (tous services confondus).
. Met en relation les correspondants.
. Apporte les réponses de premier niveau aux usagers/correspondants.
. Diffuse l’information au sein des services.
. Prend les messages en cas d’absence.
. Tient à jour un suivi des appels entrants.
. Réguler l’entrée des visiteurs, et surveiller les accès.
. Diffuse des informations ou documents par voie d’affichage ou au sein des services.
► Gestion du courrier
. Assure le relevé quotidien du courrier (papier).
. Réalise l’enregistrement du courrier « entrant ».
. Scanne les courriers et factures…pour les services
. Assure le relevé de la messagerie « valdevienne », ainsi que le dispatching vers les services des courriels, de façon quotidienne.
. Assure la diffusion du courrier enregistré auprès de la Direction qui se charge du dispatching entre les services.
. Affranchit et dépose quotidiennement le courrier sortant à La Poste.
. Gère le pélurier (ouverture en début d’année).
► Gestion administrative
. Rédige les réponses écrites aux mails ou courriers reçus.
. Suit la planification des réunions internes (enregistrement des réunions sur l’agenda Bluemind et à tenir actualisées).
. Assure l’organisation logistique des réunions (réservation de la salle, du matériel informatique et de vidéoprojection, boisson/gobelets, …) en appui à l’agent chargé du secrétariat général
. Réalise le petit secrétariat des services (mise en forme de courriers, de bordereaux d’envoi, création de base de données, publipostage, …).
Activité annexe
► Archivage
. Accompagne les services dans le tri des dossiers avant archivage.
. Réalise le classement des dossiers des services.
. Suit et actualise le répertoire d’archivage selon la nomenclature existante.
. Réalise les procédures d’élimination régulièrement.
Conditions d’exercice
- Temps de travail hebdomadaire : 37h30
- Emploi à temps complet.
- Travail en bureau au siège de la CCVV.
- Binôme avec la personne en charge du secrétariat Général
- Possibilité d’adaptation et d’horaires irréguliers en fonction des obligations du service public.
- Rythme de travail souple.
Horaires de travail
| LUNDI | 8h30-12h30 | 13h30-17h30 |
| MARDI | 9h-12h30 | 13h30-17h30 |
| MERCREDI | 9h-12h30 | 13h30-17h30 |
| JEUDI | 9h-12h30 | 13h30-17h30 |
| VENDREDI | 9h-12h30 | 13h30-17h00 |
- Moyens techniques: informatique et logiciels spécifiques (word, excel….).
Relations fonctionnelles
- Echanges réguliers d’informations avec la Direction, le Service RH , et les autres responsables de service.
- Relations avec les Elus, la Direction générale, les encadrants, les services.
- Relations avec les partenaires extérieurs : Préfecture, Trésorerie, autres EPCI, communes…
Compétences
Planification et gestion de réunions, d’un agenda.
Qualités rédactionnelles avérées.
Communication écrite et orale.
Maîtrise des outils bureautique et informatique.
Qualités requises
Sens du travail en équipe
Organisation des tâches et gestion du temps.
Qualités relationnelles et rédactionnelles.
Rigueur.
Discrétion professionnelle.
Disponibilité, réactivité, adaptabilité au changement.
Autonomie dans la réalisation du travail
Poste à pourvoir au 1er avril 2022
Candidature et renseignements
Adresser lettre de motivation et CV au service Ressources humaines, par mail à c-berthelemot@cc-valdevienne.fr avant le 11/03/2022, à l’attention de Monsieur le Président de la Communauté de communes du Val de Vienne, 24 avenue du Président Wilson, 87700 Aixe-sur-Vienne.
Renseignements sur le poste : 05 55 70 02 69 – c-berthelemot@cc-valdevienne.fr
