A+ A- A

Offre d’emploi

La Communauté de communes du Val de Vienne

recrute par voie contractuelle :

Un.e chargé.e d’accueil / secrétariat

Catégorie C – cadre d’emploi des Adjoints Administratifs territoriaux

Poste à temps complet – CDD de 6 mois renouvelable

Affectation

Service Administratif – Accueil – Secrétariat

Rattachement hiérarchique

Responsable Ressources Humaines

Missions

Accueille, oriente et renseigne le public.

Représente l’image de la collectivité auprès des usagers.

Réalise la gestion administrative des services (courrier, planning réunions, organisation logistique, …).

Assure la relation avec les usagers, fournisseurs et fournisseuses, ou services utilisateurs.

Est chargé.e de l’archivage des dossiers de la collectivité.

Activités principales

► Accueil

. Gère l’accueil téléphonique et physique de la collectivité (tous services confondus).

. Met en relation les correspondants.

. Apporte les réponses de premier niveau aux usagers/correspondants.

. Diffuse l’information au sein des services.

. Prend les messages en cas d’absence.

. Tient à jour un suivi des appels entrants.

. Réguler l’entrée des visiteurs, et surveiller les accès.

. Diffuse des informations ou documents par voie d’affichage ou au sein des services.

► Gestion du courrier

. Assure le relevé quotidien du courrier (papier).

. Réalise l’enregistrement du courrier « entrant ».

. Scanne les courriers et factures…pour les services

. Assure le relevé de la messagerie « valdevienne », ainsi que le dispatching vers les services des courriels, de façon quotidienne.

. Assure la diffusion du courrier enregistré auprès de la Direction qui se charge du dispatching entre les services.

. Affranchit et dépose quotidiennement le courrier sortant à La Poste.

. Gère le pélurier (ouverture en début d’année).

► Gestion administrative

. Rédige les réponses écrites aux mails ou courriers reçus.

. Suit la planification des réunions internes (enregistrement des réunions sur l’agenda Bluemind et à tenir actualisées).

. Assure l’organisation logistique des réunions (réservation de la salle, du matériel informatique et de vidéoprojection, boisson/gobelets, …) en appui à l’agent chargé du secrétariat général

. Réalise le petit secrétariat des services (mise en forme de courriers, de bordereaux d’envoi, création de base de données, publipostage, …).

Activité annexe

► Archivage

. Accompagne les services dans le tri des dossiers avant archivage.

. Réalise le classement des dossiers des services.

. Suit et actualise le répertoire d’archivage selon la nomenclature existante.

. Réalise les procédures d’élimination régulièrement.

Conditions d’exercice 

  • Temps de travail hebdomadaire : 37h30
  • Emploi à temps complet.
  • Travail en bureau au siège de la CCVV.
  • Binôme avec la personne en charge du secrétariat Général
  • Possibilité d’adaptation et d’horaires irréguliers en fonction des obligations du service public.
  • Rythme de travail souple.

Horaires de travail

LUNDI 8h30-12h30 13h30-17h30
MARDI 9h-12h30 13h30-17h30
MERCREDI 9h-12h30 13h30-17h30
JEUDI 9h-12h30 13h30-17h30
VENDREDI 9h-12h30 13h30-17h00
  • Moyens techniques: informatique et logiciels spécifiques (word, excel….).

Relations fonctionnelles

  • Echanges réguliers d’informations avec la Direction, le Service RH , et les autres responsables de service.
  • Relations avec les Elus, la Direction générale, les encadrants, les services.
  • Relations avec les partenaires extérieurs : Préfecture, Trésorerie, autres EPCI, communes…

Compétences

Planification et gestion de réunions, d’un agenda.

Qualités rédactionnelles avérées.

Communication écrite et orale.

Maîtrise des outils bureautique et informatique.

Qualités requises

Sens du travail en équipe

Organisation des tâches et gestion du temps.

Qualités relationnelles et rédactionnelles.

Rigueur.

Discrétion professionnelle.

Disponibilité, réactivité, adaptabilité au changement.

Autonomie dans la réalisation du travail

 

Poste à pourvoir au 1er avril 2022

Candidature et renseignements

Adresser lettre de motivation et CV au service Ressources humaines, par mail à c-berthelemot@cc-valdevienne.fr avant le 11/03/2022, à l’attention de Monsieur le Président de la Communauté de communes du Val de Vienne, 24 avenue du Président Wilson, 87700 Aixe-sur-Vienne.

Renseignements sur le poste : 05 55 70 02 69 –  c-berthelemot@cc-valdevienne.fr

Inscription
accueil de loisirs

Calendrier
de collectes

Horaires
des déchèteries

Agenda des
manifestations

Actualités
de la CCVV

Paiement
en ligne

Partagez ce contenu !

Partagez ce post avec vos amis sur les réseaux sociaux !